Fichajes

Introducción

En caso de no poder hacer un fichaje físicamente, ITS Time permite realizar fichajes directamente desde su aplicación web. Dependiendo de si se desea o no, los fichajes realizados por los empleados requerirán de aprobación de su responsable o de un administrador. Para deshabilitar y hablitar esta opción, se debe realizar para cada empleado en el momento de su creación o en su posterior modificación, en el campo "¿Sus fichajes remotos requieren validación?".

El sistema gestiona el fichaje automáticamente dependiendo del turno del trabajador. Comprueba si ha sido a la hora correspondiente dentro de los minutos de cortesía. Los fichajes son reflejados en la elaboración de resúmenes y el la página principal correspondiente a cada empleado.

Se accede a esta página desde el menú Fichajes/fichajes. Aquí se presenta un listado con los respectivos detalles de cada fichaje (Empleado, causa, fecha, hora...) y las diferentes acciones que se pueden realizar sobre cada uno.

Listado de fichajes

Al igual que en otras secciones, encima del listado hay un desplegable que permite el filtro de fichajes de un empleado en concreto seleccionándolo aquí.

Activar geolocalización de fichajes

A la hora de realizar fichajes desde esta web, los fichajes son considerados como remotos ya que no se han hecho físicamente en el dispositivo táctil de ITS Time. Por esta razón, es posible activar que los fichajes hechos en la web requieran mandar la geolocalización del punto donde se realizó el fichaje. Pese a esto, el empleado debe permitir esta utilidad a la hora de fichar. Por lo que si éste lo deniega, no aparecerá la localización del fichaje a la hora de aprobarlo.

Para activar la geolocalización en estos fichajes, hay que hacerlo desde la configuración en la página Configuración, en el menú en el icono de usuario.

Realizar fichajes

El proceso para realizar un fichaje es el mismo de el descrito en el manual del empleado. Básicamente, hay que dar al botón de "Nuevo fichaje" y cumplimentar el formulario.

Modificar y borrar fichajes

Para modificar un fichaje solo hace falta ir en el listado de fichajes al fichaje deseado y seleccionar en su parte derecha "Modificar".

Hay que tener en cuenta que los únicos campos modificables de un fichaje son el "Tipo de fichaje" y las "Observaciones".

Para eliminar un fichaje en vez de dar al botón "Modificar" como se explica en el apartado anterior, se le da a "Eliminar".

Aprobar fichajes

Los encargados de aprobar fichajes son el administrador y el responsable del empleado que realiza el fichaje. La diferencia entre estos dos es que el responsable del empleado será notificado en su menú cuando un empleado a su cargo realice un fichaje. Las notificaciónes se muestran con un destello parpadeante de color azul en el menú "Fichajes".

Notificación de fichaje pendiente por aprobar

Por otro lado un administrador podrá ver todos los fichajes pendientes de aprobación, aunque no recibirá notificación alguna a no ser que sea a su vez responsable de algun empleado. En este caso, recibirá notificaciones de los empleados a su cargo.

Para aprobar fichajes, hay que acceder a la página correspondiente Fichajes/Aprobar fichajes desde el menú. Aquí se visualiza un listado de los fichajes pendientes de aprobar. También se dispone la opción de filtrar por empleado en la parte superior.

En la parte derecha de cada fichaje pendiente hay un menú desplegable que permite tanto aprobar, como borrar el fichaje.

Página de Aprobar Fichajes

Dependiendo de la configuración del empleado al crearlo, éste recibirá notificación vía e-mail de la resolución de su fichaje.

Horas justificadas

En caso de producirse un exceso en la hora de salida de un empleado, este tiempo extra trabajado hay que justificarlo en consecuencia de si son horas extra u horas trabajadas en caso de tratarse de horas pendientes recuperadas.

Se accede a la página de horas justificadas desde el menú, en Fichajes/Horas justificadas. Aquí se ve el listado de horas justificadas actuales y también se permite la creación de nuevas justificaciones o modificación de las ya existentes.

Listado de horas jsutificadas

Para dar de alta una nueva justificación, hay que acceder al botón "Nueva justificación", situado encima del listado. A continuación, se mostrará un formulario para introducir los datos de la nueva justificación.

Formulario de nueva justificación
  • Empleado:
    • Se selecciona el empleado al cual se le quiere crear la justificación.

  • Fecha:
    • Elegir el día correspondiente del exceso.

  • Origen:
    • El origen del exceso. Este campo está deshabilitado ya que la causa es siempre un exceso.

  • Destino:
    • El tipo de justificación. Puede ser horas extra u horas trabajadas tal y como se a explicado al principio de esta sección.

  • Minutos:
    • Cómputo total de minutos del exceso.

Si se quiere modificar una justificación, hay que seleccionar la opción "Modificar" en la parte derecha de la justificación correspondiente en el listado.

Formulario de nueva justificación

Para borrar una justificación, basta con seleccionar la opción "Borrar" en este mismo menú.

Justificar día entero

Si se quiere justificar todas las horas de un empleado de un día, una forma más cómoda que la anterior descrita sería el justificar el día entero.

ITS Time permite hacer esto de forma cómoda en la página Fichajes/Justificar día completo.

Formulario de justificar día entero

Para justificar un día entero, tal y como se muestra en la imagen, solo hay que elegir el empleado en el menú desplegable y seleccionar el día que se le quiere justificar. Adicionalmente, se le podrán añadir información complementaria en el campo "Observaciones".